Elke topping-outceremonie is een grote gebeurtenis – tenminste voor de klant. Het spreekt bijna voor zich dat u dit moment wilt delen met vrienden, kennissen, familieleden of zelfs klanten en zakenpartners. In de regel werkt dit alleen met een uitnodigingsbrief. En de juiste woorden zijn cruciaal. Reden genoeg om er eens goed naar te kijken.
Basis
De topceremonie is zoiets als een mijlpaal in de constructie van een gebouw. Dit markeert de voltooiing van een belangrijke eerste bouwfase. Het spreekt bijna voor zich dat dit natuurlijk gevierd moet worden. Maar zoals we allemaal weten, is een feest zonder gasten niet veel waard. Om mensen te motiveren om het feestelijke evenement daadwerkelijk bij te wonen, is een uitnodiging nodig. Als u familieleden en goede vrienden heeft, zou het normaal gesproken geen probleem moeten zijn om hen naar de viering te krijgen. Bij bekenden ziet het er echter iets anders uit. En als het gebouw niet alleen particulier is gebouwd, maar dienst doet als nieuwbouw of uitbreiding van een bedrijf, staat u al snel voor nieuwe uitdagingen bij het bereiken van zakenpartners, klanten en niet in de laatste plaats het publiek met een functionerende uitnodiging. In beide gevallen moeten de volgende punten duidelijk worden gemaakt:
- De tijd van mensen is beperkt
- Er wordt tegenwoordig veel van je gevraagd en je bent vaak blij dat je geen afspraken hebt
- Steeds meer mensen verwachten iets bijzonders, bijvoorbeeld het accepteren van een uitnodiging
- Mensen moeten altijd emotioneel worden aangesproken en niet alleen rationeel
- Hoe individueler en persoonlijker een uitnodiging is, hoe effectiever deze is
- Een uitnodiging moet je nieuwsgierig maken en het evenement willen bijwonen
- Het moet ook zo kort mogelijk zijn
- Naast de tekst speelt ook het aantrekkelijke design een rol
Mensen hebben tegenwoordig eindeloze mogelijkheden. Ze zijn vrij om te beslissen hoe ze hun beperkte vrije tijd willen besteden. De uitnodigingstekst voor een topping-outceremonie moet daarom zo motiverend mogelijk zijn – en moet noodzakelijkerwijs iets te maken hebben met het betreffende gebouw en met de opdrachtgever. Uiteraard heb je ook heel specifieke informatie nodig, zoals de datum, locatie en aanvang van het feest.
Nuchter-feitelijk versus emotioneel-persoonlijk
In principe zijn er twee manieren om een uitnodigingstekst voor een topceremonie te schrijven: nuchter-feitelijk, d.w.z. gericht op de essentiële informatie, of emotioneel-persoonlijk, zonder de noodzakelijke informatie te missen. De ervaring leert dat de tweede aanpak effectiever is. Laten we naar twee voorbeelden kijken:
- “Wij willen u graag van harte uitnodigen voor de topceremonie van ons nieuwe huis op XX. XX. XXX om XX. XX uur in XXXXXX Street.”
- “Hoera, het is klaar! De ruwbouw van ons nieuwe huis is klaar en we kunnen de topceremonie vieren. Voor ons is dit een heel bijzonder moment dat we zeker met jullie willen delen. Wij nodigen u daarom van harte uit voor de topping-out ceremonie op XX. XX. XXX om XX. XX uur in XXXXXX Street."
Beide varianten zijn een uitnodiging en bevatten alle informatie die je nodig hebt. Variant twee brengt echter veel emoties met zich mee. Het onderstreept ook hoe belangrijk het voor gebouweigenaren is dat de potentiële gast deelneemt aan het evenement. Ik durf te wedden dat het meer gasten zal aantrekken dan optie één, simpelweg omdat mensen emotioneel en persoonlijk aangesproken willen worden. Je zou nu kunnen tegenwerpen dat dit privé werkt, maar niet wanneer een bedrijf zijn hoogtepunt viert. Het tegendeel is waar, hier kan ook een emotionele toespraak worden gehouden, ook al moet deze goed worden gemeten.
Voorbeeld
“De ruwbouw van ons nieuwe administratiegebouw is voltooid. Binnenkort kunnen wij onze medewerkers, onze zakenpartners en onze klanten een moderne, feel-good sfeer bieden. Dit is een belangrijke stap voor onze bedrijven om ook in de toekomst succesvol te kunnen blijven. Wij nodigen u daarom graag uit voor de topping-out ceremonie op XX. XX. XXX om XX. XX uur in XXXXXX Street."
Emoties spelen ook een rol in deze tekst, zonder dat het ontaardt in uitbundigheid. Tegelijkertijd wordt het belang van het nieuwe gebouw onderstreept.
Persuitnodiging
Een bedrijf of bedrijf zou zeker de pers moeten uitnodigen voor een aanstaande topping-out-ceremonie. Een krantenbericht kan bijvoorbeeld gratis reclame zijn of op zijn minst goede PR. Om ervoor te zorgen dat de uitnodiging opgemerkt wordt, moet de uitnodigingstekst aanvullende informatie bevatten in een gecomprimeerde vorm waarmee redacteuren kunnen werken. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om informatie over hoeveel er in de nieuwbouw is geïnvesteerd of hoeveel mensen er in de toekomst zullen werken. Als er bijzondere kenmerken zijn, kunt u deze ook vermelden. Last but not least is wat achtergrondinformatie over het bedrijf belangrijk.
Gedichten
Gedichten zijn enorm populair als het gaat om uitnodigingen voor een topceremonie. Je kunt ze in overvloed vinden op internet. Gedichten werken zeker als ze een bepaalde spirit hebben en idealiter ook een vleugje humor bevatten. Ze mogen echter alleen privé worden gebruikt. Als je besluit een voltooid gedicht te gebruiken, moet je er zeker een persoonlijk tintje aan geven. Uiteindelijk komt het allemaal neer op individualiteit en emoties.
